Od 1 stycznia 2026 r. w polskim prawie pracy weszły w życie przełomowe zmiany dotyczące stażu pracy, które znacząco rozszerzają katalog okresów wliczanych do stażu. Zmiany te mają daleko idące konsekwencje zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Dotychczasowy model liczenia stażu pracy
Do tej pory staż pracy obliczano wyłącznie na podstawie umów o pracę zawartych na podstawie Kodeksu pracy. Oznaczało to, że doświadczenie zdobyte na umowach cywilnoprawnych — takich jak umowa zlecenie, umowa o dzieło czy usługi — nie wpływało na długość stażu pracy w rozumieniu prawa pracy, mimo że często taka współpraca miała charakter de facto zatrudnienia.
Co się zmienia – rozszerzona definicja stażu pracy
Zgodnie z nowelizacją:
✅ Okresy pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie, umowa o świadczenia usług czy umowy agencyjne, będą wliczane do stażu pracy, jeśli były udokumentowane i stanowiły rzeczywiste wykonywanie pracy.
✅ Czas prowadzenia działalności gospodarczej, przy opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, również zostanie uznany za okres pracy w rozumieniu przepisów o stażu.
✅ Okresy współpracy z przedsiębiorcami (np. osoba współpracująca z firmą na podstawie B2B) będą uwzględniane, pod warunkiem udokumentowania opłacania składek.
✅ Doświadczenie zdobyte za granicą (w formie pracy innej niż umowa o pracę w Polsce), także będzie mogło zostać wliczone — przy odpowiednich zaświadczeniach.
✅ Dodatkowo, przerwy w prowadzeniu własnej działalności związane z opieką nad dzieckiem i inne szczególne okresy zostaną uznane za część stażu, jeżeli były objęte ubezpieczeniem
Zmiany mają charakter retroaktywny, co oznacza, że również okresy pracy sprzed wejścia w życie ustawy będą mogły być doliczone do stażu, o ile osoba posiada odpowiednią dokumentację potwierdzającą dany okres zatrudnienia lub współpracy.
Jak udokumentować nabyty staż pracy?
Zdobyty wcześniej staż pracy można udokumentować poprzez przedłożenie zaświadczenia z ZUS. W przypadku okresów, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, to pracownik zobowiązany jest do udowodnienia okresu zatrudnienia niepodlegającego zgłoszeniu do ZUS.
Skutki dla pracodawców
Nowe regulacje niosą za sobą istotne konsekwencje po stronie pracodawców:
🔹 Aktualizacja systemów kadrowo-płacowych — nowe zasady wpłyną bezpośrednio na naliczanie uprawnień pracowniczych: wymiar urlopu, okresy wypowiedzenia, odprawy, świadczenia itp.
🔹 Dokumentacja ZUS — okresy pracy wyliczone na podstawie składek ZUS będą potwierdzane specjalnymi certyfikatami wydanymi przez ZUS, co może wymagać od pracodawców współpracy przy ich uzyskaniu przez pracownika.
🔹 Ryzyko błędów i roszczeń — nieprawidłowe przeliczenie stażu może skutkować roszczeniami pracowników i konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy, co zwiększa znaczenie skutecznej obsługi prawnej i audytu kadrowego
Skutki dla pracowników
Zwiększenie wymiaru stażu pracy będzie miało pozytywny wpływ na poszczególne uprawnienia pracownicze takie jak urlop wypoczynkowy, dodatek stażowy, nabycie prawa do nagrody jubileuszowej, dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę czy wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę.
Termin na udokumentowanie zwiększonego stażu pracy
Ustawodawca określił, iż termin na udokumentowanie zwiększonego stażu pracy to 24 miesiące od dnia 1 stycznia 2026 roku w przypadku pracodawców będących jednostką sektora finansów publicznych oraz od dnia 1 maja 2026 roku w przypadku pracodawców będących podmiotami prywatnymi.
Jeśli pracownik nie wywiąże się z opisanego obowiązku w podanych terminach, pracodawca nie wliczy dodatkowych okresów zatrudnienia do stażu pracy.
Nowe przepisy to jedno z najważniejszych uregulowań w polskim prawie pracy w ostatnich latach. Dla pracodawców oznaczają konieczność dogłębnej analizy zatrudnienia i odpowiedniego przygotowania się do wdrożenia zmian od 2026 r. Natomiast dla pracowników mogą oznaczać realny wzrost uprawnień związanych z dłuższym stażem – w tym większy wymiar urlopu, dłuższe okresy wypowiedzenia czy prawo do wyższych odpraw